Каждый рабочий день люди посвящают треть (а то и больше) времени делам, которые считают своей работой, хотя это не так. Они никогда не покажут эти дела своему руководителю в качестве результата, не добавят их в портфолио, даже не вспомнят о них через день. Разработчикам не платят за то, что они уточняют ТЗ у заказчика. Отдел продаж не ждет комиссионных за разъяснение заказа инженерам. Менеджеру не ставят KPI "провести 4 email-переписки с 15 сообщениями". Но все это делают. Такие вещи стали привычными и даже не задумываешься, что все может быть иначе.  

Мы достаточно давно используем Wrike в своей работе и управляем проектами с его помощью. Некоторое время назад мы решили начать расширять наш опыт и делиться им с нашими клиентами, партнерами и в новостной ленте. Сразу отмечу, что это не реклама, и не промо сторонних продуктов. Нам нравится то, что мы делаем и расширять свой опыт мы считаем делом правильным и полезным .

Итак, поехали! Что же такого интересного предлагает нам облачный сервис? Wrike позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Основное преимущество сервиса — более продвинутая по сравнению с конкурентами функциональность для совместной работы Содержит сетевой график и отчеты по проектам. Позволяет устанавливать напоминания и логировать время выполнения задач.

Использование проектов является одним из главных способов организации работы в Wrike, управления рабочими процессами и ведения соответствующей отчетности. Проекты используются для управления группой задач, являющихся частью более общей цели. Статус и сроки проекта отслеживаются отдельно от задач, можно добавлять непосредственно в проект такую информацию, как владелец проекта, даты начала и окончания, пользовательские поля, а также файлы и комментарии, к которым может потребоваться доступ команде проекта.

Как делятся и как используются разные объекты управления в Wrike?

• Папки используются для систематизации работы. Например, с помощью папок можно группировать проекты и задачи по командам, клиентам, этапам работы или любым другим удобным для вас критериям. В папках могут содержаться подпапки, проекты и задачи.  

• Проекты используются для управления группой задач, являющихся частью более общей цели. Проекты позволяют отслеживать статус и сроки проекта отдельно от задач, а также хранить файлы и заметки, которые должны быть доступны команде проекта.    

• Задачи — это операции, которые требуется выполнить. Задачи могут быть независимыми или являться частью проекта.  

• Наконец, подзадачи — это шаги, которые необходимо предпринять для выполнения задачи. Они особенно полезны в ситуациях, когда ответственность за выполнение разных этапов задачи несут разные исполнители.

Кроме того в Wrike есть функции запросов. Зачем они нужны? С их помощью отдел может указать, что должно быть в описании задачи, которую им ставят: размер, цвет, срок, цель и т. д. Типы полей в форме могут быть разными: текст, флажки, даты, списки, числа, вложения файлов и важность. Один раз вы создаете форму, которую нужно заполнять, чтобы поставить задачу, и на этом все. Потом можно заниматься делом, не бегая каждый раз за автором задачи с вопросами. Плюс, вы быстрее входите в курс новой задачи — она сразу попадает в нужную папку, а вся нужная информация уже разложена по полочкам. Это тоже экономит много времени.

И это всё? Нет! Кроме перечисленного Wrike умеет следующее:  

• Взаимодействие. Описание и комментарии позволяют делиться информацией с командой и следить за ходом проекта. Поле описания представляет собой редактор в режиме реального времени, где можно вводить и обновлять ключевые сведения о проекте, а раздел комментариев отлично подходит для того, чтобы привлечь внимание конкретного сотрудника, указав его тег в комментарии.

• Рабочий процесс. Рабочий процесс  используется в качестве потока операций по умолчанию для всех новых задач, создаваемых в рамках проекта. Все пользователи бесплатного аккаунта и аккаунта Wrike Professional будут использовать рабочий процесс по умолчанию, а пользователи Wrike Business и Wrike Enterprise могут заменить его на любой из настраиваемых рабочих процессов. Чтобы изменить рабочий процесс, щелкните стрелку вниз рядом с надписью «Рабочий процесс по умолчанию» и выберите процесс, который хотите использовать по умолчанию для данного проекта.

• Прикрепление файлов. Прикрепление файлов непосредственно к проекту заметно облегчает поиск этих файлов и доступ к ним. Прикрепление файлов — очень удобная функция, и вы можете узнать подробнее о предлагаемых ею возможностях.

• Настройки общего доступа. Аналогично папкам и задачам, проекты могут быть личными или общедоступными. При необходимости общий доступ к проекту можно закрыть.