Конечно современно, если на звонок отвечает автосекретарь, а все настройки происходят в 1С Битрикс 24 или другой виртуальной АТС. Но если сделать этого, почему то, не получилось, то вот простые правила для секретаря, которые работают для любой компании:

Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно поприветствовать звонящего еще до того, как он успел заговорить. Отвечая на звонок нужно всегда представляться.
В голосе должна звучать заинтересованность. Не нужно при этом давать выхода своим отрицательным эмоциям. Мы всегда общаемся дружелюбно и пытаемся помочь. Помните, что Вы формируете имидж нашей Компании.

Каждый звонок для нас важен. Нельзя оставлять на линии клиента! Неправильно сказать звонящему «Соединяю» и оставить его звонок «висеть» на линии. Мы всегда возвращаем звонок, если после 4-го гудка необходимый сотрудник не ответил. Мы узнаем, можем ли мы перевести его звонок на другого сотрудника, если нет, то записываем его контакты и отправляем информацию о звонке.

Записывая за диктующим номер телефона, целесообразно, во избежание ошибки, тут же проговаривать за ним данные.

Важно!
- Информацию о том, где находится сотрудник, можно узнать через внутренний портал нашей Компании. Если сотрудник не отмечен на портале, можно обратиться к коллегам из его отдела, для выяснения причин отсутствия и времени, когда он будет на месте.
- Соединения с ТОП-менеджерами ВСЕГДА происходит после представления кто звонит, по какому вопросу и после подтверждения готовности со стороны руководителя с ним поговорить.
- Информация о каждом звонке, который не удалось переключить на сотрудника, направляется в Оутлук с темой «Вам звонили». Если клиент обозначил Срочность своего звонка – поставьте пометку важно.
- Если у звонящего есть спамовое предложение для нас – продиктуйте ему общую почту секретарей, куда можно направить письмо..
- Зона ответственности каждого сотрудника должна быть написана в справочнике.